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6 clés pour favoriser la cohésion d'équipe en télétravail


Mettre la priorité sur les relations humaines, voilà ce qui fait toute la différence! Nous avons appris que la cohésion d’équipe, c’est comme l’amour! Ce n’est pas quelque chose qui s’acquiert du jour au lendemain et les deux parties doivent la ressentir avant qu’elle n’existe réellement.

Table des matières

Introduction

Après avoir expérimenté plus d’une cinquantaine d’activités de team building virtuel depuis le début de la pandémie, l’équipe Hubu a relevé les ingrédients favorables pour instaurer la confiance et cultiver des relations plus significatives au sein des équipes à distance.

Mettre la priorité sur les relations humaines, voilà ce qui fait toute la différence! Nous avons appris que la cohésion d’équipe, c’est comme l’amour! Ce n’est pas quelque chose qui s’acquiert du jour au lendemain et les deux parties doivent la ressentir avant qu’elle n’existe réellement. La cohésion d’équipe, en réalité, c’est un jardin à entretenir qui nécessite du temps et des efforts quotidiens, surtout lorsque vous n’êtes pas physiquement ensemble. C’est avec une intention positive et un geste positif au quotidien qu’on y arrive.

Les gens veulent être vus et entendus.

Que ce soit en présentiel ou en virtuel, un des plus grands besoins des gens est d’être vu et entendu. Comment fait-on ça en virtuel? Il s’agit d’un défi plus grand, certes, mais en pratiquant l’autodiscipline, l’écoute active et l’empathie, nous pouvons faire une différence pour nos collègues.

Dans cet article, nous vous partageons 6 clés à mettre en place dans vos appels de visioconférence afin de favoriser la cohésion d’équipe avec votre équipe à distance. Cet article comporte beaucoup de matériel, l’important n’est pas d’essayer de tout mettre en place avec votre équipe dès maintenant. C’est plutôt d’y aller avec de petits pas ou petites bouchées pour que les changements soient durables.

Clé #1: Mise en scène

clé #1 pour la cohesion d'équipe en télétravail

La première clé pour arriver à bâtir une bonne cohésion d’équipe à distance se trouve dans la mise en scène de vos appels conférences. Nous vous rappelons que les gens veulent être vus et entendus. Comment arriverez-vous à bâtir une relation si la qualité sonore ou visuelle est médiocre?

Créer un environnement propice à une bonne rencontre est tout aussi important que la rencontre en soi. En présentiel, nous avons le contrôle sur l’environnement, la lumière, le bruit et le confort comme, par exemple, dans une salle de conférence. En revanche, en virtuel, vous êtes la seule personne de votre côté de l’écran. Vous avez une part de responsabilité pour rendre l’expérience collective à son meilleur.

Voici quelques idées pour créer une bonne mise en scène:

Comment est-ce qu’on peut vous voir et vous entendre?
  • Lumière. Installez votre bureau face à une fenêtre de manière à ce que les autres puissent bien voir votre visage. Évitez d’être dos à la fenêtre, sinon les gens verront seulement une ombre.

  • Caméra. Allumez votre caméra et installez-la à la hauteur de vos yeux. Voir les autres c’est humain, ça nous permet de nous sentir connectés les uns aux autres et d’être plus présents ensemble. Quand on y pense, notre corps est à l’origine de toutes les formes de communication. En effet, saviez-vous que 93% de la communication est non-verbale? Sans caméra, on se prive de la puissance du langage du visage.

  • Bruit. Évitez des endroits bruyants, si vous vous trouvez dans un endroit bruyant, mettez votre micro en mode muet.

  • L’équipement. Idéalement, ayez un bon micro, de bons écouteurs et une bonne connexion Internet.

  • Nom. Renommez-vous avec votre prénom et nom dans les appels avec des gens qui ne vous connaissent pas, ceci permet aux gens de vous appeler par votre prénom.

Comment est-ce qu’on peut voir les autres?
  • Moniteurs. Équipez-vous d’un deuxième écran pour pouvoir mettre les autres en disposition mosaïque des visages, vous pourrez voir tout le monde. Si vous devez consulter un onglet de votre page web ou vos courriels, utilisez l’autre écran de manière à rester présent avec votre équipe.

Clé #2: Introduction

clé #2 pour la cohesion d'équipe en télétravail

Une introduction forte mettra toujours la table à plus de présence et d’engagement de votre équipe. Dans les premières minutes de l’appel, favorisez la relation avant la tâche. Encore une fois, ceci répond au besoin social d’être vu et entendu. De notre côté, dans nos team building virtuels, nous avons quelques fois fait l’erreur d’escamoter nos introductions. Le résultat a été immédiat avec moins d’ouverture et moins d’impact.

  • Musique. Commencez votre appel avec de la musique. Ceci permet de créer un environnement favorable à la connexion.

  • Check-in. Commencez avec un check-in personnel « Comment ça va? », « Est-ce qu’il y a du nouveau dans ta vie personnelle? » S’exprimer en début de rencontre permet à tous de se connecter et de se sentir vus et entendus. Ça envoie aussi un message au reste de l’équipe que l’humain vient avant le travail.

    • Pour les petits groupes de moins de 6, donnez la chance à tout le monde de s'exprimer à tour de rôle.

    • Pour les grands groupes de plus de 6, utilisez la fonction des sous-groupes pour que tous aient la chance de s’exprimer.

    • Utilisez la notion de disclaimer provenant de Simon Sinek (avertissement). Ceci sert à partager un avertissement ou une déclaration au groupe afin d'éliminer les perceptions fautives de vos collègues. Voici quelques exemples de disclaimer :

      • « Je suis présentement avec mon enfant de 4 ans à la maison et il se peut que je sois dérangé quelques minutes. »

      • « Je voulais juste vous dire que j’ai un colis amazon qui arrive dans la prochaine heure, donc il se peut que je m’absente quelques minutes. »

      • « Ma caméra n’est pas allumée, car je viens d’avoir une chirurgie au visage. »

      • « Si je regarde parfois vers le bas, je ne suis pas en train de texter, c’est tout simplement que je prends beaucoup de notes pendant notre session. »

      • « Parfois, je transpire un peu du visage en après-midi car, avec le soleil, la température de mon bureau est très chaude. »

    • Planifiez le check-in à l’ordre du jour. S’il n’est jamais planifié, il n’arrivera jamais.

  • Silence. Commencez avec une minute de silence. Parfois on saute d’une rencontre Zoom à une autre sans avoir pris le temps de se déposer et de se préparer. L’intention de la minute de silence est de faire le vide. Une minute pour respirer, créer de l’espace mental et demander si tout le monde est prêt à commencer.

Clé #3: Intention

clé #3 pour la cohesion d'équipe en télétravail

Pour être à votre meilleur, vous devez bâtir votre présence et votre intention. À travers notre expérience avec les équipes virtuelles, ce sont 2 points fondamentaux à bâtir pour augmenter la cohésion d’équipe. Notez aussi que l’un ne va pas sans l’autre. Voici une petite définition de chaque zone. Dans quelle zone vous trouvez-vous avec votre équipe?

Connexion véritable (Collectif): Lorsque nous participons activement à la rencontre et que tous les membres présents en connaissent le pourquoi.

Performance individuelle (Égocentrique): Lorsque nous arrivons préparé à une rencontre, mais sans préoccupation à être vraiment présent aux autres durant la rencontre.

Participation excessive: Lorsque nous camouflons notre manque de préparation à la rencontre par une participation ou une présence excessive sans avoir de l’écoute pour les autres.

Perte non productive: Lorsque nous priorisons d’autres tâches pendant une rencontre et que nous ne sommes pas là avec intention.

Est-ce que toute l'équipe connaît le pourquoi de la rencontre?
  • But. Clarifiez le but et l’intention de la rencontre. Lors d'une de vos prochaines rencontres, faites le test de demander l’intention à tout le monde. Posez-leur la question: « Pourquoi êtes-vous ici, quelle est l’intention de cette rencontre? » Puis demandez-leur de l’écrire. Ensuite tout le monde lit son papier. Vous pourriez être surpris de constater à quel point les réponses ne sont pas alignées.

  • Ordre du jour. Prévoyez une structure et un agenda de rencontre et envoyez-la d’avance. Ceci permet de garder la rencontre alignée avec l’intention. Ça permet aussi aux participants de se préparer d’avance et d’avoir les heures de début et de fin préparées d’avance.

  • Rôles. Assurez-vous que les rôles de chacun sont bien définis.

  • Préparation. Est-ce que les gens arrivent préparés à vos rencontres d'équipe? Il n’y a rien de pire pour miner la cohésion d’équipe quand certains membres sont préparés et d’autres non préparés. C’est pourquoi, dans nos team building, nous commençons toujours avec une alliance de groupe. Cette alliance se veut nos règles de fonctionnement, par exemple, à quoi s'attendent les participants?

Clé #4: Présence

clé #4 pour la cohesion d'équipe en télétravail

Avant la situation du télétravail, il y avait plusieurs opportunités pour bâtir la confiance entre collègues. Par exemple, aller prendre une marche à la pause avec un collègue, les discussions de cadre de porte ou encore un dîner d’équipe. Désormais, la seule manière de bâtir des relations avec son équipe est de manière virtuelle. C’est pourquoi nous devons redoubler d’ardeur pour être plus présents dans tous les moments virtuels.

La présence se trouve dans les petits gestes:

  • Ponctualité. Il est aussi important d’être à l’heure en virtuel qu’en personne.

  • Regarder. Lancez-vous le défi de regarder la caméra quand vous parlez. Les yeux parlent beaucoup et il est plus facile de lire le non verbal.

  • Engagement. Évitez de vous laisser distraire par votre environnement, par exemple, vos technologies, votre stylo et engagez-vous à être 100% présent pour la personne qui parle.

  • Silence. Le silence parle beaucoup. Le silence a tendance à rendre les gens mal à l’aise, par contre, il est signe de recul, de réflexion et de réalignement. Apprenez à laisser place au silence.

  • Énergie. Effectuez des réunions plus courtes entrecoupées de pauses, il faut protéger l’énergie de la réunion.

  • Non-verbal. Soyez attentif au non verbal des autres (clignement des yeux, hochement de la tête, position du corps) et terminez la rencontre quand la moyenne des gens commence à décrocher. Rappelez-vous que moins de 10% de la communication est verbale...

  • Converser (Chat). Faites attention à l’onglet converser. L’onglet converser est bon pour interagir en grand groupe, mais peut devenir une source de distraction. Qu’est-ce qu’on fait quand quelqu’un écrit dans le chat? On porte notre attention vers lui...et on ne prête plus attention à la personne qui parle. Encore une fois, il faut se donner des règles de fonctionnement.

  • Espace. Évitez d'interrompre vos collègues. Certains intervenants ont tendance à prendre trop le plancher, c’est important de ne pas trop prendre l’espace. Pas de meeting à l’intérieur du meeting.

Clé #5: Écoute

clé #5 pour la cohesion d'équipe en télétravail

Les habiletés de communication sont devenues la clé pour bâtir des relations, particulièrement en mode virtuel. Pensez-y un moment, l’écoute est la base de toute relation humaine.

Soyez généreux et pratiquez l’écoute active:

  • Empathie. Reconnaissez et validez l’émotion de l’autre personne et ajustez-vous en conséquence. Par exemple, si la personne est triste, ajustez votre ton de manière à ce qu’il sache que vous comprenez qu’il est triste: « Je vois que c’est difficile pour toi en ce moment. » Poursuivez avec: « Comment je peux te soutenir? »

  • Curiosité. Si vous sentez qu’un jugement émerge, faites place à la curiosité. Utilisez ces énoncés pour être plus curieux: « Dis-moi en plus. » ou « Peux-tu m’en dire plus? »

  • Ouverture. Portez attention à toutes les personnes qui sont sur l’appel. Il est facile d’oublier les plus discrets ou ceux qui n’ont pas leur caméra en marche.

  • Unité. Une chose que la COVID-19 nous a apprise est que nous sommes tous interdépendants. Nous sommes tous dans le même bateau. Soyez indulgent si quelqu’un a de la difficulté avec son partage d’écran ou la technologie.

  • Tenir compte. Considérez l’état émotionnel du groupe et ajustez le vôtre en conséquence. Soyez plus concis dans vos interventions quand vous voyez que certaines personnes commencent à décrocher.

  • Encouragement. Laissez la place à tous pour s’exprimer et participer. Les gens veulent être vus et entendus.

Clé #6: Vulnérabilité

clé #6 pour la cohesion d'équipe en télétravail

Le télétravail comporte bien des avantages, mais sur le plan relationnel, nous avons tous constaté pendant la COVID-19 que c’était plus difficile. Une raison qui explique ceci en virtuel est que nous sommes moins vulnérables qu’en personne. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est si difficile de connecter humainement avec les autres en virtuel. En personne, la connexion humaine est forte, car la vulnérabilité est plus élevée. Voici deux idées pour favoriser la vulnérabilité et la connexion:

  • Humain. Mettez l’humain de l’avant avec des échanges axés sur la personne en début de rencontre. N’abordez pas tout de suite l’ordre du jour. Imaginez arriver à une rencontre d’équipe en personne le lundi… Est-ce que vous prenez le temps de saluer vos collègues ou de raconter votre expérience marquante du weekend? Oui, alors prenez aussi ce temps en mode virtuel, favorisez les échanges! Poser la question: « Comment vas-tu vraiment? » Soyez authentique, parlez avec votre cœur, soyez vous-même tout simplement!

  • Moments. Créez des moments de vulnérabilité à travers la reconnaissance, les bons coups et le feedback. Il est crucial de créer des off-work comme on les avait à la machine à café ou pendant l’heure du lunch, comme autrefois.

Créez une expérience inoubliable

Si ces stratégies vous parlent et que vous voulez créer une expérience inoubliable de cohésion d’équipe, nous avons une idée pour vous, l’expérience TeamTalk.

Le succès n’est pas le fruit du hasard. Les grandes équipes réussissent parce qu'elles se soucient de chacun de ses membres. Elles se soucient les uns des autres et aspirent à l’unité, ou à un concept appelé Ubuntu qui signifie « Je suis parce que nous sommes. ». Le concept d’Ubuntu est tiré du proverbe africain: « Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. »

TeamTalk est votre allié pour générer des conversations sincères, booster les performances et l'engagement de l'équipe. Le jeu est basé sur nos 6 principes fondamentaux chez Hubu:

  1. Connexion. Nous sommes tous connectés.

  2. Vision. Nous sommes engagés dans une même vision.

  3. Responsabilité. Nous sommes plus forts ensemble.

  4. Communication. Nous suscitons la conversation.

  5. Sécurité. Nous embrassons courageusement l'imparfait.

  6. Confiance. Nous voyons le bon en chacun.

Concrètement, nous vous proposons 3 options pour l’expérience TeamTalk:

  • Animation par Hubu

    • TeamTalk avec animation par l’équipe Hubu, clé à main, expérience de 1 heure à 3 heures où l’on va faire vivre à votre équipe une expérience inoubliable.

  • Certification par Hubu

    • Option pour les coachs, consultants ou gestionnaires qui veulent utiliser l’outil avec leurs équipes ou groupes, qui veulent approfondir leurs connaissances de l’outil et bénéficier de notre expérience avec plus d'une cinquantaine d'équipes.

  • Jeu TeamTalk

    • Achat du jeu physique ou virtuel pour jouer en personne ou virtuellement avec votre équipe.

Si vous avez des questions par rapport à l’expérience TeamTalk, vous pouvez céduler un appel avec un membre de notre équipe qui saura vous écouter.

En conclusion

En guise de conclusion, réfléchissez à la question suivante: « Jusqu’à quel point, je suis là, derrière mon écran, mais qu’en réalité je ne suis pas vraiment là à part entière? » Si tout le monde peut augmenter son niveau de présence, ne serait-ce que de 1 ou 2%, la cohésion de votre équipe montera de façon exponentielle. Ça, c’est la loi des gains marginaux!

En réalité, qu’on soit en virtuel ou en présentiel, ça importe peu si on agit en virtuel comme on le fait en personne. C’est finalement peut-être plus facile que ça en a de l’air.

Rappelez-vous, les gens veulent être vus et entendus.

Vidéo

Voici l'atelier interactif de cet article ainsi qu'un carnet du participant.



Hubu : Because We Are.

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