3 stratégies pour susciter l'engagement dans vos animations de rencontres virtuelles.

Table des matières

• Introduction
• La différence en virtuel et en personne
• Stratégie #1: Créer une ambiance chaleureuse
• Stratégie #2: Utiliser une méthode multimodale
• Stratégie #3: Maximiser les outils interactifs
• La clé pour amener vos rencontres virtuelles à un autre niveau en moins de 5 minutes
• Conclusion
• Vidéo

Introduction

La recherche démontre d’ailleurs que les professionnels passent en moyenne 26% de leur temps chaque jour en rencontre virtuelle. Cependant, une fois dans la rencontre, nous nous comportons différemment que si nous étions en personne. Voici quelques statistiques qui démontrent ce que les gens font réellement dans ces rencontres virtuelles¹.

• 65% font du travail autre;

• 63% envoient des courriels;

• 55% cuisinent ou mangent;

• 47% vont à la salle de bain;

• 44% textent;

• 43% regardent les médias sociaux;

• 25% jouent à des jeux vidéos;

• 21% magasinent en ligne.

La réalité est qu’il est extrêmement difficile d’avoir l’attention des gens en 2021, particulièrement en virtuel.

Certains joueurs ont compris comment s’adapter. Prenez TikTok, le nouveau réseau social tendance, ils misent sur de courtes vidéos de 15 secondes qui s'enchaînent les unes après les autres. C'est la manière la plus efficace qu'ils ont trouvé d'engager les gens et ÇA MARCHE! Ils ont franchi le cap du 1.1 milliards d'utilisateurs.

« Nous passons d’un monde où le pouvoir informatique était limité à un autre où il est presque sans limites, et où la véritable rareté est maintenant l’attention humaine. »
-Satya Nadella

Avec cet enjeu d’attention grandissant et la popularité des rencontres virtuelles, il est important de bien comprendre la mécanique humaine qui suscite réellement l’engagement de notre audience. Il ne s’agit plus de simplement présenter notre contenu comme on le faisait auparavant. Il faut trouver des moyens de rendre votre contenu attractif. Vous vous devez d’envelopper et de préparer votre contenu avec son plus bel emballage. De cette manière, vous mettez toutes les chances de votre côté pour susciter réellement votre audience.

La différence en virtuel et en personne

La grande différence que nous constatons est que vous devrez avoir un cadre plus rigide dans un environnement virtuel qu’en personne. Vous devrez aussi passer plus de temps à préparer votre rencontre. Cependant, vous passerez moins de temps dans la rencontre, car vous serez plus efficace. Également, vous passerez moins de temps après la rencontre à compiler vos données.

Dans une rencontre virtuelle, tous les participants contribuent avec des outils interactifs. Ça veut donc dire qu’avec une bonne préparation, tout ce qui se passe dans la session est documenté et récupérable, ce qui allège votre travail de compilation par la suite. Vous n’avez pas à regrouper les post-its et documents de travail de chaque sous-groupe comme en personne.

L’autre observation est qu’en virtuel, vous gagnez du temps dans la rencontre. Par exemple, si vous avez à créer des sous-groupes en personne, vous devez envoyer les gens dans leur sous-groupe et ensuite les ramener, ce qui peut parfois prendre jusqu’à 15 minutes. En revanche, le virtuel vous demandera plus de temps de préparation comme facilitateur.

Voyons maintenant 3 stratégies à mettre en place maintenant afin de préparer vos rencontres et susciter l’engagement de vos participants.

Stratégie #1: Créer une ambiance chaleureuse

Imaginez entrer dans un restaurant avec une belle ambiance. Il y a un feu de foyer, une petite musique, une belle décoration et où l’on vous accueille même en vous offrant votre boisson favorite. Votre expérience ne sera certainement pas la même que dans un restaurant moche qui n’offre aucune de ces petites attentions.

D’ailleurs, cette mise en scène et personnalisation est ce qui fait de plusieurs entreprises leur force et leur différenciation. Par exemple, en arrivant à l’École d’Entrepreneurship de Beauce pour la première fois, on remarque le souci de créer une ambiance chaleureuse. D’abord, le staff s’efforce à apprendre vos prénoms avant même d’arriver, on vous accueille par votre prénom. Ensuite, la musique et la décoration de chacune des pièces sont choisies pour créer une émotion particulière selon les objectifs pédagogiques de la formation.

Qui a dit que nous devions faire les choses différemment en virtuel qu’en personne?

Pourquoi ne pas garder ces bonnes habitudes en virtuel aussi? Saviez-vous que vous avez seulement 7 secondes pour façonner une bonne première impression? Donc, règle générale, avant même que vous ayiez parlé, les gens auront déjà leur première impression de vous, voilà d'autant plus l’importance de l’ambiance chaleureuse.

En rencontre virtuelle, si vous laissez au hasard la mise en scène de votre animation, vous vous privez d’une bonne première impression et de l’engagement qui suivra. Voici quelques moyens de créer une ambiance chaleureuse:

• Utiliser la musique. Utilisez la musique pour créer l’ambiance que vous désirez. Quand nous parlons aux gestionnaires, nous sommes surpris de constater que très peu de personnes utilisent cette technique, pourtant très puissante.

• Poser une question brise-glace. Dès leur arrivée à la rencontre, ayez une diapositive avec une question brise-glace. Demandez à voix haute aux participants de répondre à la question dans le menu converser (chat). Les participants seront engagés dès le début et moins distraits en attendant l’arrivée des autres participants.

• Être prêt quand la rencontre commence. Nous avons tous été à ces rencontres ou le partage d’écran ne fonctionne pas et ou encore la personne n’arrive pas à créer les sous-groupes. Prenez 15 à 30 minutes de plus pour vous assurer que tous vos outils fonctionnent avant de commencer. Les problèmes techniques sont la source de distraction #1 des participants. Que faire si j’ai des problèmes techniques? « The Show Must Go On », faites de votre mieux sans vos outils technologiques.

• Avoir la caméra ouverte. Nous sommes souvent surpris de constater des équipes qui font leur rencontre sans caméra. Donnez-vous la chance de capturer le non verbal avec la caméra, l’impact sera beaucoup plus grand.

Maintenant que les gens se sentent bien, voyons une méthode en 4 étapes pour susciter plus d’engagement.

Stratégie #2: Utiliser une méthode multimodale

Nous avons tous été sur des rencontres Zoom ou Teams qui sont longues, monotones et qui n’en finissent plus. Comme facilitateur, nous avons sûrement déjà réalisé que nous sommes tombés dans le même piège. Le but de la 2e stratégie ici n’est pas de réduire la taille de votre contenu, mais de vous assurer d'utiliser une méthode multimodale dans votre livraison de contenu. C'est-à-dire qu’à travers votre présentation, vous passez du sourire, à l’écran, à la tablette et finalement aux outils interactifs. Un peu comme TikTok avec ses vidéos de 15 secondes, le but ici est de maintenir le niveau d’attention élevé.

Le but de cette méthode en 4 étapes est de passer d’une modalité à une autre. Si vous regardez le sport à la télévision, vous remarquerez que les angles de caméra et les prises de vue vont changer toutes les 30 secondes. Ceci est un exemple un peu extrême, mais vous comprendrez que le but ici est de garder le niveau d’attention élevé.

1. Sourire. La première modalité est d'établir la connexion humaine avec le sourire. Le but ici est simplement que les gens vous voient bien. Ayez la caméra au niveau des yeux et regardez-la en parlant et surtout en souriant. Essayez d’avoir un plan un peu plus large pour que les gens puissent voir vos épaules et vos mains surtout si vous gesticulez.

2. Écran. Vous aurez deviné que la deuxième modalité est le partage d’écran. Le partage d’écran est très efficace pour les vidéos et les photos quand vous avez à raconter des histoires. Par contre, l’erreur que les gens font avec le partage d’écran est de se cacher derrière celui-ci en livrant tout son contenu avec un partage d’écran. La plupart du temps, ces contenus sont théoriques et ennuyants, et en plus, les gens ne peuvent plus voir votre sourire en grand format.

3. Tablette. La troisième modalité est la tablette. Il s’agit ici d’un partage d’écran de votre ipad ou de votre tablette. Cette stratégie est très efficace pour compléter ou dessiner des esquisses. Par exemple, dans le graphique plus haut, nous aurions pu seulement dessiner les flèches et ensuite vous amener sur la tablette pour compléter le dessin avec les mots.

4. Outils interactifs. La quatrième modalité est les outils interactifs comme les sondages, le chat, les sous-groupes, le guide du participant et d’autres outils collaboratifs comme Miro. L’intention des outils interactifs est de mettre les participants dans l’action pour les garder sur la pointe des pieds, c’est-à-dire engager. Si les participants savent que vous avez l’habitude de leur poser des questions, répondre à des sondages ou les faire travailler en sous-groupe, vous serez plus enclin d’avoir leur attention.

Ce qu’il est intéressant de constater est qu’en personne, ce changement entre différentes modalités se fait naturellement. L’idée est donc de reproduire les bonnes pratiques du présentiel en virtuel en passant d’une modalité à une autre pour maximiser l’engagement des gens. Enfin, ne tombez pas dans le piège d’une seule modalité pour votre présentation, vous vous privez d’outils puissants.

Stratégie #3: Maximiser les outils interactifs

L’outil interactif est la dernière étape de la méthode multimodale. C’est aussi l’étape où la plupart des gens ne se rendent pas, car ils entretiennent la croyance qu’ils ne sont pas bons avec la technologie. Ils entretiennent aussi la peur que ça ne fonctionne pas. Nous sommes ici pour vous rassurer, toutes ces fonctionnalités sont accessibles à tout le monde. Il s’agit juste de s’y mettre.

Si vous utilisez déjà des outils interactifs dans vos présentations, félicitations, vous êtes déjà plus avancé que la plupart des gens. Cependant, la question est la suivante: maximisez-vous tous vos outils à leur plein potentiel? Nous allons voir plus en détail dans cette section comment vous pouvez faire des gains significatifs au niveau de vos outils.

Notez que nous utilisons Zoom pour nos outils interactifs, par contre, ces outils sont aussi disponibles sur Microsoft Teams.

• Sondage. Les sondages sont très efficaces pour sonder votre groupe sur des questions à choix multiples. Que ce soit pour une activité brise-glace, pour obtenir des réponses à une question ou même comme feedback à la fin d’une réunion, l’option sondage doit être préparée d’avance avant la réunion. Vous pouvez préparer vos questions avant la réunion et vous avez même la possibilité de télécharger un rapport de sondage après la réunion. Vous pouvez même réutiliser le sondage d’une rencontre à une autre.

• Converser. Le fil converser, mieux connu sous le nom du « chat », est complémentaire à l’outil sondage. Il permet de sonder les participants sur des questions à développement. La grande différence avec le sondage, c’est que le « chat » est plus spontané et permet d’aller plus loin que l’option sondage. Parfois, comme facilitateur, il vous viendra des inspirations du moment et vous pourrez alors demander aux gens de répondre à votre question spontanément. L’autre option intéressante du « chat » est que vous pouvez garder le contrôle de la réunion tout en donnant une voix aux participants. Donner la parole aux participants peut parfois être un exercice longue durée en virtuel.

• Sous-groupe. L’intention des sous-groupes est de susciter la conversation par rapport à un sujet spécifique. L’option sous-groupe vous permet de diviser votre réunion en plusieurs sous-groupes. Vous pouvez choisir d’avance la composition des groupes ou encore y aller de manière aléatoire. C’est une superbe option pour les échanges brise-glace ou une séance collaborative sur un enjeu spécifique.

• Carnet du participant. Le carnet du participant est un outil à envoyer aux participants en amont de la rencontre. Le but de cet outil pédagogique est de faciliter la prise de notes et la rétention des apprentissages. Nous demandons aux participants de l’imprimer avant la rencontre. C’est une belle occasion d’engager davantage votre audience, un peu comme une formation en personne où vous avez un cahier de notes physique.

• Outils collaboratifs. Il existe plusieurs autres outils collaboratifs pour bonifier vos animations ou vos rencontres d’équipe. Par exemple, nous utilisons Miro pour des échanges de brainstorming entre les participants. Chaque personne peut être connectée à la plateforme et ajouter des post-its en direct. C’est ce qui se rapproche le plus des exercices de réflexion stratégique de coller des Post-its sur les murs en personne.

Voici nos recommandations d’applications pour le brainstorming et la collaboration:

• Brainstorming: Miro, Conceptboard, Mural

• Collaboration: Asana, Trello

L’important ici est d’y trouver votre compte avec les outils dont vous êtes confortable et dont vous voyez un réel impact avec vos équipes. Testez, testez et re testez vos outils avant de les utiliser en animation. Devez maître de vos outils et non esclave, la technologie devrait être à votre service et non l’inverse.

La clé pour amener vos rencontres virtuelles à un autre niveau en moins de 5 minutes

Une autre clé pour amener vos rencontres virtuelles à un autre niveau en moins de 5 minutes est d’utiliser les sondages de satisfaction en fin de rencontre pour demander du feedback instantané. Avant l’arrivée du virtuel, nous avions l'habitude de faire le sondage en personne à la fin de l’activité. Cependant, au début de la pandémie, nous avons perdu cette bonne habitude et nous avons pris l’habitude d’envoyer le sondage après l’activité. Notre taux de réponse a alors chuté de 100% à 30%. Nous sommes donc revenus avec les sondages en fin de rencontre.

Voici les 3 questions simples que vous pouvez utiliser dans votre sondage:

• Comment évaluez-vous l'expérience globale? (sur une échelle de 1 à 10)

• Quels ont été les points positifs de l'activité?

• Si vous aviez à améliorer quelque chose, ce serait quoi?

Pour effectuer votre sondage, il existe plusieurs outils très simples et faciles à utiliser tels que Google Forms ou encore Microsoft Forms. Vous n’avez qu’à préparer le sondage avant la réunion et déposer le lien dans le fil de discussion quand le moment est venu. En moins de 5 minutes, vous aurez des points d’actions clairs à améliorer par rapport à votre présentation. Vous pourrez ensuite mettre en place ces rétroactions pour votre prochaine animation.

Conclusion

En conclusion, il y a beaucoup de points communs entre le virtuel et le présentiel. La grande différence est que vous devrez vous préparer adéquatement, c'est-à-dire investir plus de temps pour maîtriser vos outils et vous assurer d’un déroulement fluide.

Également, comme facilitateur, mettez-y votre propre couleur et trouvez des façons de vous différencier des autres. Chez Hubu Expérience Humaine, c’est une ambiance marquée par la musique et par notre simplicité. Notre intention est toujours que ce soit le plus simple possible pour nos participants. Vous, quelle est votre intention et surtout votre couleur d’animation? La meilleure manière d’engager les gens est simplement d’être vous-même et de livrer le meilleur de soi.

Sources

1. Virtual facilitation | Henrik Horn Andersen, Iben Nelson, Kare Ronex

Vidéo

Voici l'atelier interactif de cet article ainsi qu'un carnet du participant.

Hubu : Because We Are.